Cette article résume les 6 étapes qui permettent de gérer l’ensemble de votre activité grâce au logiciel SoftyPlanning. Vous pourrez ainsi avoir toujours un œil sur l’ensemble de votre activité en seulement quelques cliques ! Pratique non ?
L’enchaînement des tâches suit généralement l’ordre ci-dessous. Bien sûr, à tout moment, il reste possible de retourner sur une certaine étape, afin de la modifier.
Etape 1 : Création du Client
Cette étape permet d’enregistrer les coordonnées du client, de saisir diverses observations le concernant (besoin, attitude…) mais aussi de définir pour le client un ou plusieurs interlocuteurs.
Etape 2 : Création d’un ou plusieurs Sites pour le Client
Un site est créé par ajout de site au niveau de la fiche client. Pour chaque site, vous saisissez les informations générales relatives au site, notamment l’adresse du site, par défaut égale à l’adresse du client, mais bien sûr modifiable.
La photo principale du site, vous permettra d’identifier facilement le site.
Si vous avez souscrit à l’option cartographie, vous pouvez géolocaliser le site à partir de son adresse, ce qui vous permettra de localiser visuellement le site sur la cartographie, mais également de calculer les distances parcourues, et de choisir l’intervenant le plus proche.
Vous définissez ensuite les données de facturation du site: prix des interventions ponctuelles, si celles-ci font l’objet d’une tarification différente de la tarification standard, définie au niveau des prestations; prix des prestations forfaitaires, facturées de façon récurrente selon la périodicité définie, et jusqu’à date de fin de facturation.
Vous créez enfin une ou plusieurs programmations pour le site. Chaque programmation consiste à définir un ensemble d’interventions de la façon suivante: un personnel choisi, devra réaliser une certaine prestation sur le site en question, avec une fréquence à préciser, de telle heure à telle heure, pendant une certaine période.
Les interventions générées sont aussitôt visibles sur les différents plannings (planning du site, du personnel, du jour). Vous pouvez dès lors facturer.
Depuis la fiche du site, vous pouvez voir la liste d’interventions prévues dans une plage de dates, dans l’onglet « Interventions du Site ».
Etape 3 : Création du ou des Personnels devant intervenir, (si ceux-ci ne sont pas déjà créés).
Chaque nouvelle embauche d’intervenant doit faire l’objet d’un enregistrement d’une fiche personnel.
Outre les informations générales relatives au personnel (nom, prénom, téléphone, adresse …), la photo du personnel vous permettra de l’identifier facilement.
Vous pouvez saisir toutes sortes de renseignements sur le personnel, dans l’onglet « Observations »; vous disposez pour ce faire, d’un traitement de texte évolué.
Si vous avez souscrit à l’option cartographie, vous pouvez géolocaliser le personnel à partir de son adresse, ce qui vous permettra de localiser visuellement le personnel sur la cartographie, mais également de calculer les distances parcourues, et de choisir l’intervenant le plus proche d’un site.
Vous pouvez ensuite définir les disponibilités du personnel, afin de savoir quelles sont les plages horaires dans lesquelles vous pouvez lui affecter des interventions.
Tout comme vous l’avez fait pour un site, vous créez une ou plusieurs programmations pour un personnel. Selon le cas, il pourra être plus intéressant de procéder depuis la fiche du site, ou depuis la fiche du personnel.
Depuis la fiche du personnel, vous pouvez voir la liste d’interventions prévues dans une plage de dates, dans l’onglet « Interventions du Personnel ».
Vous pouvez également gérer différentes informations relatives au personnel (numéro sécu, titre de séjour …), ainsi qu’éditer son contrat de travail, à partir de modèles prédéfinis par vos soins.
Etape 4 : Programmation des Interventions
Comme évoqué ci-dessus, les programmations peuvent être générées à partir d’un site, ou à partir d’un personnel.
Mais il est aussi possible de définir directement une ou plusieurs programmations, à partir du menu « Nouvelle Programmation », ou par clic droit à partir de « Recherche de Programmation » .
Etape 5 : Facturation du Client
Une fois définies les données de facturation du site, et la programmation des interventions, il devient possible de facturer le client.
Vous pouvez procéder soit en cliquant sur le bouton « Facturer » de la fiche client, soit en cliquant sur le bouton « Facturer » de la fiche site, soit en procédant à la facturation automatique, qui vous permet de sélectionner plusieurs sites, pour les facturer en un clic.
Vous pouvez envoyer vos factures par mail, et saisir les règlements sur la fiche client.
Etape 6 : Impression des états d’analyse
Une fois réalisées les étapes ci-dessus, vous pouvez produire vos différents états d’analyse: chiffre d’affaire par client, liste d’interventions par personnel ou par site, …
Et voilà, vous avez fait le tour de votre activité en seulement 6 étapes ! Fini les pertes de temps, SoftyPlanning vous garantit une gestion conviviale et efficace de votre activité.