Tout savoir sur la télégestion dans les services à la personne

Selon une étude réalisée par l’IFOP, 85 % des Français interrogés souhaitent vieillir à domicile. Cette réalité se traduit par l’essor des Services à la Personne. En effet, en 2020, 1,6 million de particuliers employaient près de 0,9 million de salariés. Afin de simplifier la gestion des collaborateurs et d’améliorer la qualité de service offert, la télégestion présente de multiples atouts. Elle permet notamment d’être en conformité pour le versement des aides telles que l’APA, la PCH et des crédits d’impôt à horizon 2023. 

Comment évolue le secteur des services à la personne ? Comment la télégestion fonctionne-t-elle ? Quels sont ses avantages pour les bénéficiaires et les intervenants ? 

Les services à la personne, un secteur en plein essor aux enjeux financiers lourds

A ce jour, si l’on prend en compte l’ensemble des modes d’intervention (emploi direct et indirect via des prestataires), le secteur des services à la personne représente :

  • 3,4 millions de particuliers, 
  • 1,3 million de salariés,
  • 850 millions d’heures de travail,
  • 11 Md€ de masse salariale.

Ces activités s’accompagnent d’aides mises en place par les pouvoirs publics telles que :

  • Le crédit d’impôt de 50 % pour l’ensemble des services à la personne et la garde d’enfant hors du domicile,
  • Les aides versées par les départements, notamment dans le cadre de l’allocation personnalisée d’autonomie à domicile (APA) pour les personnes âgées dépendantes et la prestation de compensation du handicap (PCH) pour les personnes handicapées,
  • Les autres aides versées par des organismes sociaux, les employeurs et les mutuelles,
  • Les exonérations de cotisations sociales.

En parallèle, plusieurs modalités d’embauche coexistent : particuliers employeurs à leur domicile, recours à un prestataire de service embauchant les intervenants, mandataires judiciaires.

Le secteur est donc complexe par sa taille, les aides associées, la pluralité des parties prenantes et la vulnérabilité de ses bénéficiaires. La télégestion représente donc une innovation technologique permettant de fiabiliser la qualité de la prestation, de fluidifier les échanges et de s’assurer de la bonne attribution des aides financières.

La télégestion, qu’est-ce que c’est ?

Jusqu’à récemment, la comptabilisation des heures des intervenants dans les services et soins à domiciles fonctionnait au moyen de feuilles de présence signées par le bénéficiaire. Elles étaient ensuite ressaisies pour procéder à la facturation, à la paie et à l’obtention des aides publiques… un système chronophage et source d’erreurs ! 

Née de la digitalisation, la télégestion consiste à transmettre les données de présence de manière dématérialisée via différentes technologies de pointage et d’enclencher automatiquement les formalités administratives.

Les solutions de télégestion mobiles peuvent être implémentées de plusieurs manières, selon les besoins des structures d’aide à la personne, de manière fixe ou mobile.

Le pointage de télégestion fixe sur site se substitue aux feuilles de présence. Cette solution est recommandée lorsque de nombreux personnels doivent intervenir sur peu de sites : il est plus économique de fixer des badgeuses sur site et de fournir les badges aux intervenants.

Le pointage de télégestion mobile (sur smartphone) permet de comptabiliser le temps de présence et, en outre, autorise la signature de l’usager ou les commentaires additionnels, en plus de la géolocalisation. Lorsque peu d’employés interviennent sur de nombreux sites, il est plus économique de fournir des badgeuses mobiles aux intervenants et de placer les badges sur les sites. En l’absence de smartphone, le téléphone fixe du bénéficiaire des soins peut également permettre de badger.

Les 4 atouts de la télégestion dans les services à la personne

Atout N°1 : Fiabiliser le versement des prestations sociales

Un des objectifs de la télégestion est de s’assurer que les sommes versées aux structures au titre de l’allocation personnalisée d’autonomie (APA) ou de la prestation de compensation du handicap (PCH) correspondent aux heures réellement effectuées. En effet, en déployant un système de télégestion au sein d’un organisme, on s’assure de comptabiliser les interventions en temps réel avec précision.

Atout N°2 : La sécurité des bénéficiaires et de leurs proches

La télégestion représente un véritable atout pour les bénéficiaires et leurs proches. En effet, la transmission instantanée de l’information sur une personne âgée dépendante ou un patient hospitalisé à domicile permet de rassurer ses proches ou de réagir rapidement en cas de problème.

Atout N°3 : Le gain de temps pour les professionnels 

Grâce à la télégestion, les professionnels de l’aide à la personne ou les soignants peuvent transmettre rapidement les informations sur leur présence, voire la nature des soins réalisés. Le processus de paie est alors simplifié, de même que le contrôle qualité par les structures employeuses. Les familles peuvent également être prévenues en temps réel. Au-delà de l’agence, l’information circule automatiquement auprès des financeurs pour fiabiliser et accélérer le versement des aides.

Atout N°4 : La transparence des données télétransmises 

Grâce à la télégestion, les prestataires – et possiblement les familles – peuvent savoir précisément à quel moment l’aide a été réalisée, par quel intervenant… Le prestataire peut ainsi suivre ses équipes, affiner la planification des interventions et faire le rapprochement entre les heures planifiées et celles réellement exécutées. Quant à l’intervenant, il a l’assurance que ses heures sont effectivement comptabilisées.

La télégestion est ainsi un outil digital qui apporte transparence et clarté, mais aussi sérénité pour les intervenants au service des plus fragiles. Pour réussir le déploiement d’un outil de télégestion, la prise en compte des spécificités des prestataires et de leur bénéficiaire est un facteur de réussite. SoftySoft, accompagne depuis plus de 20 ans les professionnels des services à la personne grâce à un panel de solutions clé-en-mains pouvant être paramétrées selon les besoins de chaque structure. En digitalisant et en fiabilisant les échanges, les outils de télégestion offrent ainsi une meilleure transmission des données, dans l’intérêt de tous.

Sources :

https://www.service-public.fr

https://www.assemblee-nationale.fr/dyn/15/textes/l15b4523_etude-impact.pdf

https://solidarites-sante.gouv.fr/IMG/pdf/reforme_des_services_a_domicile_et_plfss_2022_-_notice_explicative.pdf