Comment choisir le bon système de pointage ? Initialement utilisées pour répondre à l’obligation de l’employeur de décompter le temps de travail de ses salariés afin de s’assurer du paiement des heures ouvrées, notamment les heures supplémentaires, les pointeuses et badgeuses ont bien d’autres finalités.
Dans le secteur des interventions sur site, elles permettent aux intervenants de justifier leur présence conformément aux engagements contractuels entre la société de services et le particulier ou l’entreprise cliente. Dans d’autres établissements présentant des risques liés à l’intrusion, les clubs de tir par exemple, ces systèmes permettent de contrôler l’accès aux espaces sécurisés.
Les systèmes de pointage sont donc des outils au service du SIRH, mais aussi des managers opérationnels et des responsables de la sécurité des sites. Plusieurs technologies sont disponibles sur le marché et il n’est pas forcément évident d’identifier le système de pointage le plus approprié pour son activité.
Nous décryptons ici pour vous ces différentes solutions afin de vous aider à trouver celle qui correspond le mieux à vos besoins.
Comment fonctionne un système de pointage connecté ?
Également appelé “badgeuse” ou encore “pointeuse”, un système de pointage connecté permet d’enregistrer les présences d’intervenants sur sites distants en relevant l’heure d’arrivée et l’heure de départ du personnel.
On peut classer les différentes solutions de pointage en fonction de 3 critères : l’entité à identifier, la nature de l’identifiant et le mode de transmission de l’information de pointage. Chaque système peut posséder en option un écran, des led ou un buzzer afin d’informer l’utilisateur du bon déroulement de l’opération. Si le système est mobile, il devra nécessairement être équipé d’une batterie rechargeable ou d’une pile. S’il est fixe, il pourra également être alimenté par une prise murale.
Avant de choisir votre système de pointage, nous vous conseillons d’étudier 3 paramètres
Paramètre N°1 : qui souhaitez-vous identifier lors du pointage ?
L’entité à identifier peut être soit l’intervenant soit le site visité. Dans le cas d’une badgeuse fixée sur site, le personnel présente son badge à l’entrée et à la sortie. C’est donc lui l’entité à identifier.
Lorsque c’est le badge de l’intervenant qui identifie le site, c’est le personnel itinérant qui détient alors la badgeuse.
Selon les spécificités de votre activité professionnelle, vous pouvez donc opter pour la solution qui vous convient le mieux.
Paramètre N°2 : quelle nature d’identifiant voulez-vous utiliser ?
Un système de pointage peut capter un ou plusieurs identifiants parmi les suivants :
- un code tapé sur un clavier
- un badge RFID
- un I-Button
- un Barcode ou QR code
- une position GPS
- une caractéristique biométrique (empreinte digitale, forme de la main, iris …)
Le saviez-vous ? Une directive de la CNIL interdit l’utilisation de la biométrie dans le domaine de la gestion des présences.
Paramètre N°3 : quel système de transmission choisir ?
Le pointage peut être transmis par connexion filaire, par connexion sans fil ou par combinaison des deux. Il existe un large panel de technologies de transmission de l’information tels que :
- Ethernet (connexion filaire)
- GSM (2G, 3G, 4G, 5G …)
- SIGFOX
- LoRaWan
- LTE-M
- Nb-IOT
- WiFi
- Bluetooth
- Réseau téléphonique fixe
Le saviez-vous ? Le 100% “sans fil” n’existe pas car l’information « sans fil » est finalement capturée par une antenne, puis véhiculée de façon filaire jusqu’au serveur hébergeant la base de données !
Concernant la transmission de l’information de pointage, plusieurs options existent
Au-delà du critère filaire ou sans fil, quelle portée de transmission de l’information souhaitez-vous avoir ?
Certains modes de transport sans fil ont une portée courte, de l’ordre de 100 mètres ou moins. C’est le cas du Bluetooth et du WiFi dont l’antenne du routeur local (gateway), connecté en filaire au réseau internet, capture l’information, puis la transmet.
D’autres modes de transport, tels que le GSM, SIGFOX et LoRaWan ont une portée plus longue. En effet, les opérateurs GSM (Orange, Bouygues, SFR…), SIGFOX et LoRaWan (Orange, Objenious) ont installé des antennes sur tout le territoire afin de récupérer les informations sur les gateways associées à ces antennes.
Combien coûte la transmission d’information à longue portée ?
Le service des opérateurs GSM, SIGFOX et LoRaWan est payant, généralement sous forme d’un abonnement lié au volume de données transportées.
Toutefois, avec LoRaWan, il est possible d’installer ses propres antennes et gateways afin d’économiser les coûts d’abonnements des opérateurs. Cette solution convient quand il s’agit de couvrir une petite zone géographique avec une ou plusieurs antennes/gateways.
Quelle quantité d’information les différentes technologies permettent-elles de transporter ?
SIGFOX et LoRaWan sont des réseaux « bas débit ». Ils sont donc limités au transport de messages très courts (quelques dizaines d’octets) et ont pour avantage de consommer peu d’énergie. Ils sont donc très économiques et particulièrement bien adaptés aux solutions de pointage, puisque la quantité d’information à transporter est de quelques octets.
Le GSM classique offre le plus gros débit avec une consommation plus élevée.
A mi-chemin entre cette technologie plus énergivore et les réseaux bas débit, on trouve les LTE-M et Nb-IOT qui sont moins gourmands en énergie que le GSM classique tout en offrant des débits plus élevés que SIGFOX et LoRaWan.
Avantages et inconvénients de chaque solution de pointage : comment faire votre choix ?
Avantages et inconvénients des solutions badgeuses fixées sur site
Lorsque de nombreux personnels doivent intervenir sur peu de sites, il est plus économique de fixer des badgeuses sur sites et de fournir les badges aux intervenants.
1ère option : la badgeuse fixe fonctionne avec l’Ethernet ou le WiFi
✅ Avantage : pas d’abonnement opérateur, le routeur connecté à internet fait déjà l’objet d’un abonnement pour les autres besoins de l’organisation
🛑 Inconvénient : besoin d’une connexion Internet sur le site
2ème option : la badgeuse fixe GSM
✅ Avantage : pas besoin de connexion Internet sur le site
🛑 Inconvénient: besoin d’une prise électrique, consommation d’énergie élevée
3ème option : la badgeuse fixe SIGFOX
✅ Avantage : pas besoin de connexion Internet ni de prise électrique
Avantages et inconvénients des solutions badgeuses mobiles
Lorsque peu d’employés interviennent sur de nombreux sites, il est plus économique de fournir des badgeuses mobiles aux intervenants et de placer les badges sur les sites.
1ère option : la badgeuse mobile est un smartphone
Dans ce cas, le smartphone est équipé d’une application dédiée : lecture de badge QR CODE ou RFID si le smartphone possède cette fonction
✅ Avantage : la plupart des smartphones grand public sont capables d’exécuter ces applications
🛑 Inconvénients: l’intervenant peut être réticent à utiliser son smartphone personnel à des fins professionnelles. Si le smartphone est fourni par l’employeur, l’abonnement data (carte SIM) doit être plafonné en matière de volume afin d’éviter les surcoûts.
2ème option : la badgeuse mobile est une badgeuse SIGFOX / RFID
Dans ce cas, le coût de la badgeuse est à peine supérieur à celui d’un smartphone grand public.
✅ Avantages : le coût de l’abonnement est plus faible sans risque de surcoût et il est inutile de recharger la batterie chaque jour car la pile autorise environ 2000 pointages (soit environ un an d’autonomie à raison de 5 interventions par jour).
Une solutions alternative : le pointage téléphonique
Cette solution ne demande aucun investissement matériel car elle utilise les téléphones fixes présents sur les sites. L’intervenant appelle un serveur vocal, puis s’identifie en entrant son code sur le clavier du téléphone.
✅ Avantage : aucun investissement matériel
🛑 Inconvénients: ce système est limité aux sites sur lesquels un téléphone fixe est disponible. Il faut également obtenir l’accord des différents sites.
Comment garantir la fiabilité des identifiants ?
Avec un QR CODE
Certains clients hésitent à utiliser un QR CODE qui peut être photographié et donc utilisé de façon frauduleuse. Afin de pallier ce risque de fraude, les logiciels de SOFTYSOFT remontent également la position GPS.
Avec un code saisi au clavier
Le code tapé au clavier d’une badgeuse ou d’un téléphone fixe peut être échangé entre intervenants. Cependant, ce risque reste relativement limité.
Avec un badge sur site
Dans certains secteurs d’activité (installation de matériel, entretien de chaudière, de piscine …), il n’est pas possible de placer un badge sur site du fait de la faible fréquence de passage (un passage par an voire un passage unique). Dans ce cas, la position GPS permet d’identifier le site à proximité duquel se trouve l’intervenant. Si plusieurs sites se trouvent dans un même périmètre, l’intervenant choisit le site visité sur son smartphone. L’application GeoPresence de SOFTYSOFT offre ces fonctionnalités.
Badgeuse fixe ou mobile, système filaire ou “sans fil”, avantages et inconvénients de chaque technologie… vous avez maintenant une vision panoramique des technologies de pointage disponibles sur le marché.
Afin d’être accompagné dans la mise en place de votre système de pointage, n’hésitez pas à prendre contact avec les équipes SOFTYSOFT. Elles sauront vous aider à choisir la solution la mieux adaptée à votre activité.